Підводні камені бізнес-економії
Незалежно від масштабу діяльності підприємства, одного дня настає страшне: отримано менше прибутку, ніж, скажімо, місяць тому. Негайно збираються менеджери задля мозкового штурму. Паралельно головному питанню – як повернути прибутки – обмірковується ще одне: як зменшити рівень видатків? Однак економія коштів не завжди позитивно впливає на бізнес. Щоб оминути підводні камені і вийти на вільний океанічний простір, треба економити розумно.
Причини зниження прибутків можуть бути будь-які – війна в країні, світова фінансова криза, сезонність замовлень, затримка зарплат бюджетникам... На кожному підприємстві формується своя унікальна ситуація – автентичні бізнес-процеси, технології, персонал. Тетяна Герасимова, власник консалтингового агентства “Ведіс” (рос. “Ведис”), на конференції “Ріст в умовах нестабільності” (11.04.14, Вінниці) роз’яснила керівникам малого та середнього бізнесу питання:
1) як оцінити насиченість ресурсами?
2) скорочення витрат чи скорочення втрат?
3) як виявити і скоротити витрати без помилок?
4) як виявити і скоротити втрати без помилок?
Аналіз вгодованості і ефективність дієти
Щоб розпочати бізнес, а потім підтримувати його роботу, власники вкладають ресурси – фінансові, матеріально-технічні, людські. В підсумку одне підприємство, залежно від можливостей власника, ресурсами перегодоване, а інше – недогодоване. Потрібно визначити, до якого типу відноситься підприємство і лише потім, з врахуванням галузі і специфіки виробничих процесів, приймати рішення щодо економії.
Хворий на перевитрати бізнес проявляє конкретний перелік симптомів (див. рис.). Якщо компанія потрапила в цю категорію, економія їй, без сумніву, потрібна. У фірми-”товстуна” всього надміру: забагато вкладених коштів, замалий прибуток як для вкладних коштів, занадто велика різниця витрат порівняно з конкурентами. Якщо тут купується канцелярське приладдя – то дороге і суперякісне. Нові стільці може придбати ледь не менеджер з клінінгу.
- Ваші витрати повинні чітко співпадати з видом вашого бізнесу, - акцентує Тетяна Герасимова.
Скільки платять за оренду приміщення конкуренти? Якщо ви платите більше, то – чи не забагато? Ручки Parker за 10 доларів – обов’язковий атрибут юридичної компанії. Її офіс прикрашений величною люстрою і знаходиться в центрі міста. Але якщо у вас дистриб’юторська компанія з офісом в промисловому районі, краще обійтись китайським пластиком за 50 копійок.
Фірма, хвора на дистрофію, має нездоровий вигляд (див. той же рис.). Купуючи дешеву сировину і технологію, наймаючи дешевих співробітників, вона отримує на виході неякісний товар чи неякісну послугу. Некваліфікований персонал наймається тимчасово як в “кузню кадрів”, отримує досвід і йде туди, де кращі умови. Рішення про витрати довго і тяжко вимучується, і приймається після збирання десятка підписів на всіх рівнях управління. Тетяна наводить приклади, коли підходи до витрат були нерозумні:
- В одній компанії вирішили, що співробітники надто активно перевитрачають папір для ксерокопіювання. Тому до ксерокса поставили особливу людину, яка записувала у журнальчик – хто скільки і для чого копіював. Витрати на зарплатню цій людині навряд чи розумні. Ще один варіант економії паперу – друкувати накладні не на А4, а на А5, зменшивши шрифт до 8. В підсумку в бухгалтеріях клієнтів почали обурюватись і казали: “не купуйте нічого у них, ми накладні прочитати не можемо!” Це також не було розумним рішенням.
Розумна економія паперу:
1. Друк на чернетках. 2. Двохсторонній друк. 3. Переведення частини документообігу в Google Doc. 4. Відмова від друку внутрішніх документів.
Керівники малого та середнього бізнесу мають кризу ресурсів періодично, разово або знаходяться в ній постійно. Економія на таких “недогодованих” підприємства здається абсурдом – куди вже далі скорочувати витрати? Скорочення витрат дає короткотривалий ефект і може спричинити негативні наслідки. Коли ресурсна криза минає, все повертається до попереднього рівня.
Оптимізація – скорочення втрат за рахунок підвищення ефективності всіх процесів у бізнес. Коли оптимізація стає частиною корпоративної культури, вплітається у життя компанії, вона гарантує тривалий ефект. Раціональне (без втрат) використання ресурсів передбачає аналіз ситуації, системність, планування і контроль.
Справжня оптимізація означає
- отримання НАЙВ?ЩОГО результату при НАЯВН?Х ресурсах;
- отримання ЗАДАНОГО результату при МІНІМАЛЬН?Х ресурсах.
Вибір між скороченням і оптимізацією – вибір між дієтою і здоровим способом життя. Після жорсткої дієти людина починає об’їдатись. Інший варіант – звільнитись від шкідливого впливу поганої їжі, додавши спорт і повноцінний сон. Людина, яка змінила руйнівний спосіб життя на здоровий, завжди матиме прекрасний вигляд.
Решето для скорочення
Усвідомивши потребу в економії ресурсів, підприємець має скласти перелік усіх витрат свого бізнесу. Кожен пункт зі списку потрібно аналізувати за особливою схемою (див. рис. 2) Ті, які пройшли решето відбору, тобто не є життєво-важливими для функціонування бізнесу, але є суттєво-значимими – потребують скорочення.
Чому не можна економити на життєво-важливих витратах? Тому що починаються проблеми “негодованого” ресурсами підприємства. Все починається з матеріалів подешевше, дешевшого транспортування і робочої сили. В підсумку на виході – неякісна продукція або низький рівень сервісу. Коли цілком очікувано зменшується кількість клієнтів, з’являється порив: а давайте-но знизимо ціни, клієнти повернуться і все буде ОК! Тетяна попереджає:
- За рахунок зниження ціни ви недоотримаєте виручки на більшу суму, ніж ефекту від скорочення витрат. Отже, все потрібно аналізувати і прораховувати наперед. Не можні змінювати те, що впливає властивості продукту, цінні для клієнтів! Що це може бути? Треба думати і шукати: за що вас цінують, чому йдуть купувати саме у вас, а не в конкурентів? Якщо у вас хороший асортимент – то утримуйте його, і оптимізуйте дуже обережно. Якщо у вас відмінна доставка – вам не можна скорочувати витрати, пов’язані з нею. У вас гарні співробітники, які посміхаються в телефон так, що всі клієнти – ваші, то мотивуйте їх!
Не всі хочуть отримати найнижчу ціну, але всі хочуть отримати найкращу якість!
Помилки при скороченні витрат:
- використання товарів та послуг нижчої якості
- використання ризикованих схем
- робота з неперевіреними партнерами
- врахування номінального розміру витрат без наступних експлуатаційних витрат
- ігнорування причинно-наслідкових зв’язків
Експерте пояснює “вузькі” місця на практичних прикладах:
- Ризиковані схеми – невідомі постачальники та партнери. Через це у вас можуть зриватись домовленості, і ви отримаєте головний біль, а не економію. Якщо ви, скажімо, знайшли можливість працювати з іншою транспортною компанією, то спершу випробуйте її на короткому контракті і невеликому об’ємі. Якщо знайшли нового постачальника сировини – купіть невелику партію, спробуйте. Не купуйте надто дешеву оргтехніку: експлуатація принтера, який зняли з виробництва, коштує дуже дорого.
Демотивовані торгові представники слона не продадуть!
Скорочуючи витрати, потрібно дивитись на два кроки наперед, передбачати всі можливі негативи і складності.
Японська боротьба з Muda
Японські корпорації досягли досконалості в менеджменті, логістиці, технологіях. Вони нищать Muda – втрати, невиправдані витрати, а також будь-яку роботу, що споживає ресурси, але не створює цінностей для клієнта. Вишукування Muda у виробництві та управлінні – надкорисне заняття для власника бізнесу. Тоді він одночасно і бореться з втратами, і усвідомлює суть всіх бізнес-процесів, які відбуваються в компанії.
Перша думка – скоротити зайві підрозділи. Так як ІТ-відділ не контактує з клієнтами, він не є цінністю для клієнта – тож скоротимо його?
- Це не так, - наполягає Тетяна Герасимова, - айтішники теж виконують цінну функцію, з допомогою якої компанія гарно працює чи гарно виглядає.
Треба звертати увагу і позбавлятись від того, що не приносить додаткової цінності.
Втрати існують у двох іпостасях: явні та приховані. В найсумніших випадках втрати навіть більші, ніж робота, яка приносить цінність (див. рис.).
Явні втрати знайти легко: браковані деталі, надлишкові запаси, надмірні витрати електроенергії тощо. Приховані втрати – витрати не очевидні, щоб їх знайти, потрібно старанно проаналізувати ефективність тих чи інших операцій, етапів, підрозділів. Вони існують в даних умовах при роботі згідно з існуючими методиками. Якщо змінити умови, покращити технології, приховані негативи зникнуть.
Типові втрати:
- перевиробництво матеріалів чи інформації
- втрати часу через очікування
- зайве транспортування матеріалів чи інформації
- зайві етапи обробки
- наявність будь-яких, крім мінімально необхідних, запасів
- зайве переміщення людей в ході роботи
- виробництво дефектної продукції
- втрата творчого потенціалу персоналу
Чи потрібно керівникові щодня отримувати 29 звітів, на які витрачають робочий час деякі співробітники? Чи потрібне транспортування деталі з одного цеху в інший? Чи потрібна служба безпеки, яка на кожному документі проставляє гриф “цілком таємно” і записує його в журнал? Чи потрібно закупати КАМАЗ гречаної крупи, яка зіпсується через кілька місяців? Знайти відповіді на сотні подібних питань повинен керівник бізнесу. Врешті він виявить слабкі ланки, які тягнуть його на дно.
- В будь-якому процесі є так зване вузький перешийок. Тобто ваше виробництво працює з тією швидкістю, яку дає найслабша ділянка. Наприклад, заклад громадського харчування. Чому з’являється черга? Тому, що або пиріжки довго печуться, або каву довго наливають, або на касі довго обслуговують. Треба знайти ділянку, де відбувається затримка. Якщо це каса, то або поставити ще одну касу, або змінити касира, або обрати краще програмне забезпечення.
Караван рухається зі швидкістю найповільнішого верблюда.
Важливий пункт стосується персоналу. Якщо бізнесмен відмінив комісійні менеджерам в торговому залі, він повинен оцінити отриманий ефект. Можливо, фінансова демотивація співробітників приведе до катастрофічної ситуації. Щоб зменшити негативний вплив зменшеної зарплатні, потрібно поговорити з людьми: пояснити причини, окреслити терміни, пообіцяти нові перспективи і надійне майбутнє в обмін на краплю терпіння у важкі часи. Інакше можна втратити не тільки ентузіазм працівників, а й весь бізнес:
- Була в Києві ІТ-компанія. В ній працювали молоді хлопці, писали програми для закордонних клієнтів, - розповідає Тетяна, - Всі гарно заробляли, для них не було проблемою купити собі на обід печива і чаю. Але власник вирішив урізати витрати на утримання офісу – печиво зникло. Пішов сигнал: нас закривають, пора тікати. Хлопці почали обновляти резюме, дивитись вакансії.
Потрібно про всі свої дії оголошувати заздалегідь і все пояснювати.
Процедура обрізання зайвого
Рекомендований порядок дій для скорочення витрат і втрат:
1. Виявити статті, які можна скоротити.
2. Порахувати ефект від скорочення.
3. Визначити, позитивний ефект тимчасовий чи довготривалий.
4. Оцінити негативні наслідки.
5. Продумати варіанти мінімізації негативних наслідків.
6. Розказати про майбутні зміни співробітникам.
Працювати в умовах нестабільності підприємцям Вінниці та України приходиться щоденно. Вони збільшать свої шанси досягнути успіху у тому випадку, якщо знищать всі неефективні витрати, продумуючи всі дії на 2 кроки наперед.
Автор дякує за співпрацю Тетяні Герасимовій, консалтингове агентство “Ведис”
www.vedis.com.ua
Стаття написана за матеріалами конференції “Ріст в умовах нестабільності” (Вінниця, 11.04.14)