Володар часу, як магніт, притягує успіх
Як білка в колесі – говорять про людину, яка світу білого не бачить за поточними справами. Коли робота приноситься додому, туристична подорож переноситься у нескінченність, а діти стають двійочниками, приходить час для тайм-менеджменту. Дієвий та перевірений алгоритм реалізації мрій працює завдяки конкретизації цілей та віртуозному їх досягненню.
Філософія часу
Юлія Бойко, експерт в галузі управління часом, на тренінгу в травні 2014 року знайомить вінничан з кроками, які перетворюють пересічну людину у володаря часу. Невпинний і всесильний час кориться такій людині, стає їй служкою й допомагає досягнути успіху в усіх сферах життя.
- Призначення тайм-менеджменту полягає в тому, щоб людина досягала тих результатів у своєму житті, яких хоче, - пояснює Юлія. – Суть цього інструменту полягає в тому, що він доти не стане корисний, доки ви не будете знати, для чого він потрібен. Тому спочатку людина повинна сформулювати свої цілі – чого вона хоче в цьому житті досягнути. При чому обирати потрібно у всіх сферах – в кар’єрі, бізнесі, сім’ї, особистому зростанні, фізичному здоров’ї, соціальних відносинах.
Мореплавець, навіть тримаючи в руках карту, не здатен рухатись в густому тумані без додаткових інструментів для орієнтування в просторі. Неможливо рухатись, коли не бачиш перед собою кінцевої мети – невідомий напрямок, невідомі координати, не видно навіть руля. Тому перед тим, як почати цілеспрямований рух, "життєплавцю" необхідно визначитись зі своїми пріоритетами і цілями, віддаленими і близькими, приземленими і найфантастичнішими.
Коли ціль окреслена, тобто названа голосно й чітко, з’являється можливість скласти сякий-такий план руху в напрямку до неї. План розбивається на етапи, впродовж яких виконуються певні завдання. Володар часу прогнозує та оцінює ефективність кожної дії – чи наближає вона його до мети? Якщо наближає – робиться крок вперед, якщо ж ні – дія відкидається. Усвідомлення, передбачення, корегування наслідків – це і є контроль над плином часу.
Людське життя – складна багатовекторна система. Рух до успіху схожий на стрілу, вістря котрої постійно коливається, відхиляючись від мети. Якщо увага приділяється роботі, менше позитиву дістається сім’ї, якщо здоров’ю – марнується час в забобонах і незнанні, якщо славі – діти забувають усмішку батьків. Дізнатись, чи вірно спрямована стріла, досить легко. Коли в людини, яка діє, піднесено-радісний настрій, вона наближається до бажаної цілі. Якщо відчувається сум, роздратування, неспокій – отже, або дія не та, або напрямок не той, або ціль не належить даній конкретній людині. Чутливе реагування на відхилення від обраного напрямку – це вміння балансувати в пошуку емоційної гармонії. Воно властиве справжнім володарям часу. За твердженням Юлії Бойко:
- В цьому й полягає ефективність управління часом. Якщо ти спостерігаєш у своєму житті зміни, яким ти радієш, які ти хочеш – це й означає, що ти керуєш своїм часом. Якщо ж ті зміни, які відбуваються навколо тебе, тебе не задовольняють, з цим пора щось робити!
Математика часу
Принцип Паретто – 20/80 – виведений дослідним (емпіричний) шляхом. Він вірний на 100% лише стосовно структури розподілу доходів в італійських домогосподарствах. Узагальнене формулювання звучить так: "20% зусиль дають 80% результату, решта 80% зусиль дають лише 20% результату". Якщо прикласти це співвідношення до справ, які виконує пересічна людина – бізнесмен, чиновник, службовець чи комбайнер – впродовж дня, воно звучатиме так:
20% робочого часу займають справи, які дають 80% кінцевого результату, тобто наближають до успіху в бажаній сфері життя.
Все просто! Лишається
1) з масиву щоденних справ обрати найвагоміші і найефективніші
2) виконати ці справи впродовж найкорисніших 20% наявного часу
3) при цьому – докладати максимум зусиль.
Алгоритм керування часом від Юлії Бойко
1. Скласти список бажань.
На цьому етапі дуже важливо ні в чому собі не відмовляти. Робити це найкраще в обстановці, що вас надихає. У гарному місці, можливо, під час відпочинку. Основна умова - вам повинне бути легко й комфортно! Бажань повинне бути не менше 50. Якщо буде натхнення створити більше - вперед! Не зупиняйте себе. Правда полягає в тому, що з віком, під впливом обставин, життєвого досвіду, пережитих помилок, люди починають забороняти собі мріяти. Але ж мрії - це основа, з якої надалі ви будете формувати свої цілі. Також кількість ваших мрій і бажань показує кількість [енергію] життя в вас. Адже людині, у якого немає мрій і бажань, а як наслідок, цілей, немає для чого жити.
2. Місія, принципи й цінності.
Кожен з нас приходить у цей світ не тільки для того, щоб вирости, піти в дитячий садок, після нього в школу, потім закінчити ВУЗ, знайти роботу, одружитися, народити дітей, піти на пенсію й померти. Подумайте над тим, який слід ви хочете залишити після себе, який внесок ви хочете зробити й що створити. Відповівши чесно на ці питання, ви наблизитеся до розуміння того, якою є ваша життєва місія.
На наступному етапі вам потрібно скласти список з 10 своїх життєвих принципів і цінностей, розміщаючи їх за ступенем важливості для вас. Принципи й цінності завжди перебувають у прямому взаємозв'язку з життєвою місією.
Основний перелік принципів і цінностей для всіх людей приблизно однаковий: здоров'я, любов, родина, дружба, гроші, кар'єра, влада, порядність, чесність, вірність, комфорт і т.д. Ми відрізняємось один від одного лише тим, на якому місці в кожного з нас перебуває той або інший пункт.
Працюючи із цим списком, будьте чесні перед самим собою - пишіть не так, як хотілося б, а так, як є насправді. Якщо ви зловживаєте курінням, то "здоров'я" у вашому списку принципів і цінностей не може бути на першому місці. Швидше за все, на першому місці в ньому стоятиме "задоволення".
Фахівці визначили, що перші 5 пунктів у такому списку - це те, що ми робимо автоматично, а все, що перебуває нижче - це те, що ми звичайно "відкладаємо на потім". І от, наприклад, помічено, що для найбагатших людей світу "гроші" завжди перебувають у першій трійці пунктів такого списку.
Якщо ви, глянувши на свій список, виявите, що якийсь принцип або цінність перебувають нижче, ніж вам хотілося б, не горюйте – все можна виправити. Почніть усвідомлено планувати цілі в даній сфері, і згодом ви побачите, що вона стала більше вагомою у вашому житті.
Наприклад, ви усвідомили, що "кар'єра" у вас перебуває на 8 або 9 місці, а хотіли б, щоб вона була в першій п'ятірці. Поставте перед собою цілі відносно кар'єри, почніть діяти в цьому напрямку, і ви побачите, що вже через кілька місяців цей пункт упевнено підвищився на вашій шкалі принципів і цінностей.
Важливо розуміти, що якщо щось стає в перші ряди, то щось обов'язково опуститься. 
3. Визначити ключові області.
На цьому етапі важливо розділити ваше життя на основні напрямки, у яких ви створюєте результати, сфери, у які ви направляєте свої зусилля. Ми рекомендуємо виділити 6 основних ключових напрямів (областей):
• фізичний напрямок (це всі завдання й цілі, пов'язані з вашим тілом - його відпочинок, здоров'я, харчування, заняття спортом, гігієна, повноцінний і здоровий сон, безпека, піклування, краса й т.д.)
• особистісний (навчання, розвиток, пізнання, хобі, захоплення, розваги й т.д.)
• сімейний (цілі й завдання, пов'язані з вашими рідними й близькими)
• бізнес (усе, що пов'язане із зароблянням грошей і зі справою вашого життя, незалежно від того, найманий ви співробітник чи займаєтеся власним бізнесом)
• духовний (пошук себе, свого призначення, духовний ріст, самопізнання, релігія й т.д.)
• загальний, або універсальний (цілі й завдання, пов'язані з тим, що всі ми живемо в соціумі, наша взаємодія з людьми, допомога іншим людям, тваринам, регіону, країні, планеті й т.д.)
Працюючи із ключовими областями, для початку потрібно сформувати якусь ідеальну картинку того, що ми хочемо бачити у своєму житті в кожній із цих сфер в ідеалі. Потім визначаємо реальну ситуацію в кожному з напрямків. Це й буде та база, з якої ми й почнемо наше планування.
4. Вибрати головні цілі.
Попрацювавши із ключовими напрямами, ви зможете вибрати по кілька найважливіших цілей у кожному напрямку й сконцентрувати свої зусилля на їхньому досягненні.
При роботі із цілями, дуже важливо знайти відповіді на 4 основних питання. Робити це потрібно обов'язково письмово.
• Чого я хочу? Тут дуже важливо прописати деталі вашої мети. Чим більше їх буде, тим краще. Саме завдяки деталям у вас з'явиться конкретика, ясність і більш чітке розуміння вашої мети. Ґрунтуючись на деталях, ви зможете визначити строк реалізації мети, і, що важливо, підсилите свою власну мотивацію на шляху до її досягнення.
Акцентую: наповнюючи мету деталями, потрібно зрозуміти, у яких одиницях вона буде вимірятися. Метою можна зробити все що завгодно: гармонію, сімейне щастя, здоров'я, успіх і благополуччя. Головне розуміти, як ви ці поняття будете вимірювати. Якщо ви знайдете для себе одиницю виміру гармонії, то її досягнення не вимагатиме надмірних зусиль.
• Як я можу це одержати? Якщо з деталями мети попрацювати добре, то другий етап - планування - пройде легко й зрозуміло. На цьому етапі важливо не просто розробити план дій для досягнення мети, а й визначити перелік проміжних результатів, які потрібно буде створити. При цьому, в кожного результату повинен бути чіткий термін реалізації. Тобто що, коли й скільки?
• Як я можу себе зупинити? Дуже важливе питання, тому що дає вам можливість подивитися на те, що може перешкодити вам у досягненні мети. Які можуть виникнути зовнішні й внутрішні перешкоди, а також, які ресурси знадобляться для реалізації.
• Як я зрозумію, що я це одержав? Тут важливо описати критерії результату. Подумайте про те, як ви зрозумієте, що ціль досягнута, що конкретно повинне вийти в підсумку? А також не забудьте подумати про те, як досягнення мети вплине на інші сфери вашого життя. Чи не зруйнує це щось, що ви так довго й старанно створювали до цього.
5. Складаємо план на 10 років вперед по всім ключовим областям.
Найкраще використовувати матричну систему, на якій видно взаємозв’язок цілей і часу (див. рис.).
Хрестики в цьому випадку - це результати, які ви хочете створити в тій або іншій області в конкретний часовий проміжок. Коли ви складете для себе таку матрицю, ви побачите взаємодію й взаємний вплив цілей один на одного. Можливо, ви зрозумієте, що у вас на один період є взаємовиключні цілі. Тоді варто якусь із цілей перенести на інший строк. Наприклад, жінка, що бажає стати матір'ю, також прагне до кар'єрного росту. Одночасно досягнути обох цілей вкрай складно: принцип "хочу всі й відразу" не надто екологічний для людини.
6. Розробляємо такий же план на 1 рік. Середньострокове планування припускає створення проміжних результатів, які будуть вести вас до реалізації довгострокових цілей. Річна матриця цілей і подій дасть вам більш конкретну картинку на найближчі 12 місяців, при цьому враховуються довгострокові перспективи.
7. Планування місяця.
На цьому етапі вам потрібно розробити завдання й результати, які ви хочете бачити вже в поточному місяці. Пам’ятайте про наявність шести ключових областей. І не забувайте, що крім поточних справ і завдань, протягом місяця вам потрібно приділяти увагу тим довгостроковим цілям, які були створені раніше. Із цілями потрібно працювати щодня точно так само, як чистити зуби.
8. Щоденне планування.
Складаючи зранку розклад на день, вам потрібно обов'язково "тримати фокус" на цілях. Записуючи нове завдання в список справ на сьогодні, ставте собі питання: до якої цілі веде це завдання? У низці щоденних справ вам доведеться розставляти пріоритети, адже все зробити неможливо. Тому основний акцент протягом дня, звичайно ж повинен бути на тих справах, які ведуть до бажаного результату. А ввечері обов'язково робіть аналіз прожитого дня й приймайте рішення на майбутнє. Що було успішним - це варто застосовувати й далі. Що було неправильним - в майбутньому варто подбати про те, щоб це більше не повторювалося.
Наукою тайм-менеджменту особливо важливо оволодіти підприємцям, керівникам малого та середнього бізнесу:
- Перед тим, як почати займатись якоюсь справою, потрібно визначити, як вона впливатиме на життя, як це життя виглядатиме в підсумку. Треба бачити не лише короткотерміновий прибуток, а й розвиток справи в майбутньому. При цьому важливо дивитись, що компанія несе планеті, країні, оточуючому середовищу.
Рядовим співробітникам тайм-менеджмент теж стане в нагоді:
- Перш за все вони мають визначитись, ким хочуть бути у житті, в кар’єрі, до чого прагнуть, - радить Юлія Бойко. – Тоді вони користуватимуться можливостями, які час від часу з’являються. Цих можливостей навколо дуже багато. Щоб не розгубитись, не розпилити свою увагу, щоб сконцентровано рухатись до тих результатів, яких ти хочеш, перше за все ти повинен зрозуміти, які в тебе цілі!
Автор дякує за співпрацю Юлії Бойко,
експерту в галузі управління часом, бізнес-тренеру і консультанту компанії BogushTime
(22.05.14, Вінниця, майстер-клас "Тайм-менеджмент успіху: як знайти баланс між роботою та особистим життям" за сприяння консалтингової компанії ДІЯти!).
www.bogushtime.com